Общение на работе — изучаем обстоятельно

Все люди отличаются друг от друга в социальном, психологическом и культурном плане. Каждый человек имеет собственную систему ценностей и предпочтений. Но что делать, когда в коллективе появляется сотрудник, с которым совершенно невозможно найти общий язык. Существует множество способов взаимодействия с данной категорией людей. Об этом мы расскажем в данной статье.

Первый контакт

Общение на работе разительно отличается от общения внутри семьи или среди друзей. Зачастую новички не знают о чем говорить с новоявленными коллегами, как обращаться к ним за помощью или как правильно отказать в неудобной просьбе. Не стоит обсуждать личные проблемы и дела свое семьи до тех пор, пока вы не узнаете лучше человека, с которым работаете. Оптимальным выходом из этой ситуации будет разговор на общие, отвлеченные темы (погода, новости и т.д.) или же профессиональные темы. Обратите внимание, какая форма общения принята в коллективе и придерживайтесь ее. Если в организации принято обращаться ко всем сотрудникам по имени и на «ты» – соблюдайте это правило, как бы неловко вам не было вначале. В последнее время, в России становится популярной идея тимбилдинга или другими словами – сплочения команды. В таком случае, даже общение с руководством может носить непривычный характер – обращение по имени, совместные перекусы, встречи в неформальное обстановке, командные соревнования и многое другое.

Как сделать общение на работе более эффективным

Есть ряд факторов, которые напрямую влияет на эффективность и прозрачность общения на работе: личные характеристики, расстояние, контекст общения, жаргон и культура. Ниже я постарался описать 7 способов, которые помогут организовать ваше общение на работе наиболее эффективно.

1 – Хорошо изучите свою аудиторию

Понимание вашей аудитории имеет важное значение для эффективного общения на работе. Это относится не только к устному, но и письменному общению или проведению презентаций.

Будет ли ваше сообщение эффективно и достоверно передано или получено? Тут многое зависит от понимания вами того, как мысли ваша аудитория и что ее волнует в данный момент.

• На кого вы ориентируетесь в своем общении?
• Какова цель вашего сообщения?
• Что необходимо знать вашей аудитории, чтобы понять смысл вашего сообщения?
• Что вам нужно от вашей аудитории?
• Какой из возможных способов сможет наиболее эффективно донести сообщение до вашей аудитории?
• Как ваша аудитория воспримет ваше сообщение?
• Как ваша аудитория будет себя чувствовать, когда осознает информацию из вашего сообщения?

Чтобы ответить на эти вопросы, вам необходимо планировать заранее свою речь и проводить исследование своей аудитории. Для каждой аудитории необходимо использовать индивидуальный подход. Например, ваш подход к общению с вашей командой или коллегами, скорее всего, будет существенно отличаться от того, как вы общаетесь со своим руководителем. У этих людей разные интересы, поэтому и ваш подход в общении отличается.

2 – Стремитесь максимально детально понять ситуацию

Найдите время, чтобы все максимально глубоко обдумать. Перед тем, как начать обсуждать рабочие вопросы, очень важно сделать паузу, чтобы максимально детально понять ситуацию. Я подготовил для вас несколько советов, которые помогут избежать ошибок:

Будь любопытным. Задавайте открытые вопросы, которые начинаются с “Что” и “Как”, чтобы собрать максимальное количество информации. Люди будут стараться максимально подробно описать ситуацию в своих ответах. После этого вы сможете задать дополнительные вопросы, чтобы получить еще больше информации. Чем больше информации в вашем распоряжении, тем больше шансов максимально правильно передать информацию аудитории.

Проверьте свои предположения. Если у вас большой опыт, то это может омрачать ваше восприятие и делать вас более критичным в своих суждениях. Попробуйте бросить вызов предвзятым представлениям о своей аудитории. Определите то, с кем вам нужно поговорить, какое исследование вам необходимо провести, чтобы проверить то, насколько были верны ваши предположения. Убедитесь в том, что вы создали правильное пространство для понимания задолго до того, как вы перешли к действию.

Будьте внимательным. Необходимо понимать то, что все люди хотят быть включенными в процесс и быть ценным сотрудником на рабочем месте. Будьте достаточно внимательны к этому. Например, если вы участвуете в собрании с просьбой предоставить информацию, то убедитесь в том, что у каждого есть достаточно времени, чтобы поделиться своим сообщением. Если у вас недостаточно времени, то лучше в самом начале собрания сказать, что времени недостаточно и со всеми сотрудниками, которые не успеют озвучить свой доклад, обязательно свяжитесь позже.

3 – Слушайте и понимайте

Большинство людей слушают, но не понимают. Они изначально не слушают с намерением понять, а слушают с целью дать яркий ответ.

Скорее всего, вы уже знакомы с советами по активному прослушиванию. Однако, если мы чувствуем себя перегруженными сроками, приоритетами, то очень легко продолжать работать на автопилоте, пропуская много ключевой информации, которая помогла бы эффективно работать и общаться на работе. Ниже приведены простые советы, которые помогут вам не упустить важную информацию.

Перефразируйте. Подтвердите свое понимание сообщения, повторив его своими словами. Если после этого выясняется, что есть расхождения, то вам необходимо задать дополнительные вопросы, чтобы все уточнить.

Дополнительные вопросы. Задавайте любые нужные вопросы, если вы чувствуете, что у вас отсутствует какая-то информация, которая вам может понадобиться для выполнения поставленной перед вами задачи. 

Уточняйте. Если вы что-то не поняли, то сразу уточняйте. Не бойтесь задавать вопросы, т.к. от вас этого и ждут.

Помните все важные моменты. Вспомните важные для вашей аудитории. Эта информация может быть достаточна полезна в будущем, поэтому старайтесь её записывать. 

Быть эффективным коммуникатором на работе означает, что вы должны быть настроены на свои навыки активного слушания. 

• Имейте сочувствие.
• Понимать восприятие других людей, а не только свое собственное. 
• Воспринимайте эмоции других людей и свои собственные.
• Знайте ценности и убеждения своей аудитории.
• Никогда не забывайте про невербальное общение (язык тела).

4 – Изучите то, как вы можете получить отзыв

То, как вы получаете обратную связь, в значительной степени влияет на то, насколько эффективно вы общаетесь с другой стороной. Все мы понимаем, что нужно быть открытым для обратной связи, но делать это существенно сложнее, чем кажется. 

Если кто-то критикует вашу работу, то вы можете не слышать разумные аргументы, а только защищаться от его нападок.

Есть подходы, которые смогут помочь Вам улучшить вашу обратную связь, что поможет улучшить вашу реакцию и навыки общения. Некоторых из этих стратегий включают в себя следующее:

• Знайте, понимайте и управляйте своими триггерами и ответами на обратную связь.
• Определите то, от кого именно пришло сообщение.
• Прислушивайтесь к советам, а не к суждениям.
• Информацию по обратной связи лучше разбивать на небольшие сегменты для изучения.
• Когда вы активно собираете обратную связь, то будьте конкретны и задавайте всем одинаковые вопросы.
• Обязательно проверяйте на себе собственные предложения.

У вас всегда есть возможность учиться на обратной связи и расти, если вы будете применять полученную информацию. Разбивка обратной связи на небольшие сегменты поможет лучше обработать сообщения и быстрее дать ответ, если он требуется.

5 – Обеспечить объективную и понятную обратную связь

Это одна из самых трудных задач, потому что вы точно не желаете участвовать в конфликтах. Вы точно хотите избежать конфликтов, но вы далеко не всегда знаете то, как это можно сделать. 

Четкая, понятная обратная связь поможет избежать большинства конфликтов. 

Есть модель, которая поможет вам получать четкую и конкретную обратную связь в любой ситуации.

• Ситуация. Изучите контекст. Спросите себя о том, что именно произошло, где и когда. 
• Поведение. Опишите поведение. Это самая сложная часть, потому что вам нужно проверить свои предположения. 
• Влияние. Попытайтесь описать то, как и какие действия повлияли на данную ситуацию. Что именно привело  к данному поведению?
• Движение вперед. Продолжайте разговор, чтобы найти понимание. Необходимо максимально выяснить: Какова была их точка зрения? Что с ними происходило? Что они поняли после общения? Какой конечный результат был получен?

Пример 1.

Во время вчерашней утренней встречи нашей команды, когда вы представили свою презентацию ( – ситуация), вы не были уверены в двух своих слайдах, мне показалось, что ваши расчеты продаж были неправильными ( – поведение). Я сильно беспокоюсь, что это повлияло на репутацию нашей команды ( – влияние).

Пример 2.

На встрече с клиентов в тот понедельник, мы сделали все, чтобы встреча начала своевременно и у всех были презентационные материалы заранее ( – ситуация). Все исследования были правильными, поэтому мы смогли дать ответ на каждый вопрос клиента ( – поведение). Я горд проделанной работой, которую мы смогли выполнить отлично, что повысит авторитет нашей организации. Я уверен, что мы сделаем отличную продажу, благодаря этой работе ( – влияние).

Знание того, как обеспечить четкую и наблюдаемую обратную связь, является важным навыком для эффективного общения на работе.

6 – Последующая деятельность, подтверждение результатов и отчетность

Эффективное общение на работе – это не одноразовое действие. Вам нужно будет постоянно следить за вашим прогрессом и оказывать постоянную поддержку. Не забудьте отмечать свой прогресс, чтобы вам всегда было к чему стремиться.

Используйте следующие вопросы, чтобы оценить эффективность постоянного общения на работе:

• Какие возможности вы видите?
• Как вы можете приспособиться?
• Какие решения необходимо принять?
• Какую поддержку вы можете оказать?
• Что нужно сделать для того, чтобы ваше сообщение точно было получено?

7 – Используйте 7 правил связи

При любой коммуникации на работе следите за тем, что вы соблюдаете все 7 правил связей, чтобы сделать ваше сообщение максимально эффективным:

• Прозрачность. Какова цель? Как легко понять это сообщение?
• Краткость. Что можно удалить?
• Твердость. Каковы реальные факты?
• Правильность. Сообщение не содержит ошибок? Подходит ли данное сообщение для вашей аудитории?
• Последовательность. Есть ли какой-то логический поток в вашей информации?
• Полнота. Предоставляется ли вся необходимая информация и есть ли там призыв к действию?
• Вежливость. Каков тон Вашего сообщения.

Спорные моменты

Конфликты возникают между людьми постоянно: чем больше у них общих точек соприкосновения, тем выше вероятность недопонимания или недовольства. Однако не следует резко и эмоционально высказывать свое мнение, чтобы после не ломать голову над вопросом, как помириться с коллегой.  Полностью избежать спорных ситуаций не получится, однако их количество можно свести к минимуму. В этом вам поможет деловой этикет:

1. Общение с коллегами должно происходить на равных, не следует угождать, выпрашивать или грубить;
2. Каждый работник имеет право на собственное мнение и уважительное отношение;
3. К коллегам принято обращаться с просьбой, а не приказом;
4. Избегайте в разговоре перехода на личности, деловое общение по рабочим вопросам – лучший способ избежать конфликтов, интриг и сплетен;

Подведение итогов по эффективному общению на работе

Все указанные способы эффективной коммуникации на работе работают, но они требуют практики и времени.

Держите все эти 7 стратегий в уме, чтобы вы могли серьезно улучшить ваши коммуникативные навыки на работе, а ваши сообщения всегда были ясны и прозрачны.

• Знайте свою аудиторию максимально хорошо.
• Стремитесь понять ситуацию и прояснить детали.
• Всегда внимательно слушайте и понимайте.
• Посмотрите на то, как вы получаете обратную связь.
• Обеспечьте объективную и понятную обратную связь.
• Не забывайте о последующей деятельности, подтверждении и отчетности.
• Используйте 7 правил связи.

Продолжайте расти и совершенствовать свои навыки общения! Над чем вы можете работать в этом месяце, чтобы улучшить ваши навыки общения на работе?

Будьте максимально конкретны и испытайте себя, поставив перед собой большую цель для общения на рабочем месте. Необходимо помнить, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой и ограниченной по времени!

Не забывай поделиться с друзьями и близкими

Блок: 3/3 | Кол-во символов: 1115
Источник: https://obretu.ru/7-sposobov-obespechit-effektivnoe-obshchenie-na-rabote/

Правила хорошего тона

Удовлетворенность своей  работой зависит не только от зарплаты, но и отношений, которые возникли между сотрудниками и руководством. Умение правильно выражать свои мысли, трезво оценивать сложившуюся обстановку и  контролировать свои эмоции  – верный путь работать в дружном и слаженном коллективе.

• Будьте оптимистом. Многие люди любят жаловаться, но никто не любит выслушивать чужие жалобы;
• Проявляйте сдержанность, когда интересуетесь профессиональной деятельностью коллег по работе, а также при рассказах о собственных достижениях на предыдущем месте работы. Пускай за вас говорит результат вашей работы.
• Проявите умеренный интерес к личной жизни начальника и подчиненных. Если человек не настроен, делится своими переживаниями – не настаивайте;
• Искренность, честность и готовность помочь – верный способ добиться признания и уважения в рабочем коллективе;
• Не пытайтесь понравиться всем сразу. Это невозможно! Определите для себя 2-3 человек, с которыми вам было бы интересно общаться;
• Будьте самим собой. Не стоит казаться умнее, скромнее, общительнее, чем вы есть на самом деле. Внутреннее напряжение будет накапливаться, пока не превратится в хроническое недовольство рабой, коллегами и жизнью в целом.

Блок: 4/6 | Кол-во символов: 1231
Источник: https://womee.ru/obshhenie-s-kollegami/

Как справиться с офисным хамом

1. Не пытайтесь успокоить его или извиниться.

2. Требуйте от него, чтобы он вел себя профессионально и проявлял уважение.

3. Если скандал не прекращается, покиньте помещение.

4. Свои эмоции проявляйте там, где никто не видит.

5. Вернитесь к невыясненному вопросу позднее.

6. Решите для себя, стоит ли продолжать общаться с этим человеком.

Специфика делового этикета

 Для каждой профессии и работы существует свой собственный, уникальный набор правил и требований к общению между коллегами и с клиентами. Так, для воспитателей в детском саду одним из основополагающих моментов является умение налаживать контакт с родителями детей. Во многих государственных организациях (в школе, в поликлинике, в библиотеке и др.) зачастую разрабатывается специальный кодекс профессиональной этики.

В таком кодексе перечисляются все основные моменты, касающиеся общения между коллегами, учителями, учениками, пациентами, администрацией, а также выдвигаются требовании к внешнему виду, личным характеристикам работника, его моральному облику.  Несоблюдение данных норм говорит о несоответствии работника занимаемой должности.

Свод подобных правил может видоизменяться в зависимости места работы. Требования к поведению и общению медсестры в поликлинике и в палате реанимации – разнятся. В последнем случае, к личности работника предъявляются суровые требования, ведь она работает  с людьми, находящимися в крайне тяжелом состоянии здоровья, и неуважительное, черствое отношение к пациенту может стоить ему жизни.

Пять правил делового общения

1. Отдавайте себе отчет, зачем вам общаться с этим человеком.

2. Выберите средство связи, которое ему подходит.

3. Формулируйте мысли как можно проще.

4. Используйте как можно меньше корпоративного сленга.

5. Жаргонные выражения исключены, если только вы не общаетесь со старым приятелем.

Интересное видео:

Как дать человеку задание в письме

1. Имейте представление о том, какого результата ждете.

2. В самом начале письма опишите, каким должен быть результат.

3. Объясните, почему это нужно, в нескольких аргументах.

4. Приведите доказательства, чтобы подкрепить важность каждого аргумента.

5. Повторите, какого результата ждете, и опишите, какие действия должны быть предприняты.

6. Добавьте, что человек получит после достижения результата.

Не соблюдаете нейтралитет

Если вы заметили, что на рабочем месте стали появляться (или уже были) отдельные группировки сотрудников, не стоит занимать чью-либо сторону. Важно сохранять нейтралитет, так как в ином случае ваша репутация и хорошие отношения со всем коллективом могут пострадать.

Будьте вежливы и находите добрые слова для всех, вне зависимости от социального положения человека. Пресекайте любые негативные высказывания в адрес коллег. В перспективе такая позиция избавит вас от постоянного негатива, который может отразиться на вашей работе.

Как создать хорошую презентацию

1. Спланируйте эмоциональное путешествие для публики.

2. Отметьте, в каких местах зритель должен будет ощутить сильные эмоции.

3. Расскажите историю шаг за шагом, в которой человек будет испытывать чувства в нужных местах.

4. Создайте простую структуру презентации.

5. Оформите слайды так, чтобы они относились к делу, были короткими, емкими, простыми, легко читались.

6. Отредактируйте свою презентацию и отрепетируйте ее.

Не следите за языком тела

Язык тела очень важен при общении с людьми. Мы неосознанно можем транслировать сигналы, которые считывают наши коллеги и из-за которых они могут перестать общаться с нами по-дружески. Закрытая поза, предметы, агрессивно наставленные на собеседника, вечно хмурое выражение лица — все это лишь краткий перечень вещей, которыми мы можем оттолкнуть от себя окружающих. Если вы хотите производить хорошее впечатление на людей, с которыми вы общаетесь, используйте эти приемы:

• Смотрите на собеседника во время разговора.
• Поворачивайтесь торсом к людям, когда они с вами разговаривают.
• Вежливо улыбайтесь, если это возможно.
• Во время беседы не стоит тыкать в человека пальцем или предметом в руках.
• Не прикрывайте рот рукой при разговоре.

Соблюдение этих простых рекомендаций позволит вам на невербальном уровне стать приятным собеседником.

Надеемся, вам помогут наши советы. Возможно, вы знаете и другие способы наладить общение с коллегами? Поделитесь с нами в комментариях.

Как провести хорошую презентацию

1. Говорите стоя, а не сидя.

2. Убедитесь, что все оборудование работает.

3. Найдите того, кто вас представит.

4. Установите для себя временные рамки, соблюдайте их.

5. Постарайтесь обойтись без шуток в попытке «разогреть» аудиторию: если вы не профессиональный комик, шутка наверняка прозвучит неловко.

6. Подстраивайтесь под атмосферу в зале.

7. Чтобы уменьшить страх от выступления перед аудиторией, обращайтесь к отдельным людям, а не ко всему залу.

8. Избегайте пустой болтовни.

9. Встречайтесь глазами с разными людьми.

Со «второй половинкой» вашего босса

Вы: «Как хорошо, что вы смогли прийти. Здорово, наконец, встретить человека, о котором столько слышал. Сьюзен говорила, что вы любите вместе готовить. Какое блюдо у вас получилось лучше всего?»  

Собеседник: «Сложно сказать. Наверное, курица в духовке…».

Такое начало разговора подразумевает, что вы вспомните что-нибудь из того, что слышали от босса о его «второй половинке». Если же вам ничего не приходит на ум, попробуйте узнать о ней более популярным способом, спросив: «Интересно, от каких дел мы вас отвлекли наши мероприятием?» или «А что еще интересного у вас случилось на этой неделе (помимо этой встречи!)?».

Разговаривая со «второй половинкой» начальника не стоит вести себя слишком расслабленно и как будто вы давно знакомы. Но и не стоит относиться к ней как к чужому человеку. Как и в случае с, казалось бы, недружелюбным коллегой, старайтесь не нервничать. Если у вас с начальником уже хорошие рабочие отношения, то общение с его «второй половинкой» только их улучшит.

Как заключать сделки

1. Определите четко, в чем предмет сделки.

2. Решите, что для вас важно, а что нет.

3. Будьте способны объяснить, почему это важно.

4. Имейте в запасе план B, чтобы не чувствовать излишнего давления.

5. Дайте возможность противоположной стороне начать переговоры.

6. Старайтесь прийти к решению вместе.

7. Заключая сделку, убедитесь, что соблюдены интересы обеих сторон.

8. Когда размер сделки определен, заканчивайте дискуссию.

Со стажером

Вы: «Как выходные? Смотришь или читаешь сейчас что-нибудь интересное?»

Стажер: «Отлично. Я сейчас подсел на и . Смотришь их?»

Вы: «О, я слышал, что клевый, но пока еще не смотрел. Но я смотрю . Обожаю актера, который играет папашу».

Начав беседу с темы про сериалы, книги или фильмы, у вас вряд ли возникнут проблемы с продолжением разговора. Если, конечно, стажер не живет в пещере и не знает, что творится в мире. Найдите какие-нибудь общие интересы или обсудите то, с чем вы категорически не согласны. Вам нравятся «Американцы», а ему «Карточный домик»? Вперед. Хороший способ продвинуть разговор дальше стандартного «Привет. Как выходные?», «Хорошо, у тебя как?».

Конечно, все это примерные ситуации. Невозможно предугадать, как именно вам ответит собеседник. Но это и неважно. Если вы научитесь походить к людям и заводить разговор, то вы с легкостью справитесь в любой ситуации. Будьте собой, будьте искренними и поймите, что начало и ведение беседы требует определенных усилий от большинства людей.

Источник.

Материалы по теме:

10 ошибок, которые вы совершаете в первые 10 минут рабочего дня

5 типов ленивых работников: как с ними справляться

4 фразы, которые расположат к вам коллег

12 правил обаятельного человека

Видео по теме:

Как использовать нетворкинг

1. Интересуйтесь людьми и тем, чем они занимаются.

2. Когда вас просят рассказать о себе, говорите о том, какая от вас может быть польза.

3. Если видите, что человеку не очень интересно, заканчивайте беседу.

4. Объясняйте, чем отличаетесь от коллег, работающих в вашей области.

5. Вступая в разговор, исходите из того, какие у вас общие интересы с этим человеком.

6. Если он вами заинтересовался, договоритесь об отдельной встрече.

Как ориентироваться в офисной политике

1. Разберитесь, чего хотят коллеги и что они могут.

2. Устанавливайте взаимовыгодные союзы с теми, кому вы доверяете.

3. Следите за тем, какие услуги оказываете другим и что хорошего делают вам.

4. Вступая в альянс, используйте его для того, чтобы достичь цели.

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...