Деловое письмо извинение: разъясняем суть

В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.

В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение

Стоит извиниться, если какие-то действия или проблемы с вашей стороны причинили подписчику неудобство, разозлили или огорчили. Например, из-за проблем с сайтом не получилось применить промокод или записаться на мероприятие, или в рассылке сделали фактическую ошибку, например, перепутали дату вебинара или имя самого клиента. В общем, по всем причинам, из-за которых клиент потерял деньги, время или испытал негативные эмоции.

Важно! Извиняйтесь только за ошибки, которые несут последствия для клиентов и репутации компании. Мелкие ошибки, вроде орфографических, просто вносите в чек-лист, чтобы проверять перед отправкой.

Когда требуются деловые извинения

Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:

• произошла задержка;
• не выполнены определённые требования;
• работа сделана не по образцу;
• произошло недоразумение или неприятная сцена;
• между людьми возникло недопонимание;
• человек хочет получить повторное объяснение требований или задач.

Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.

Какими словами просить прощения за задержку?

Задержаться сможет любой: на свидание, на важную встречу, на работу, на семейное мероприятие, на знакомство важным человеком. Для того чтобы не испортить о себе впечатление, нужно вовремя извиниться искренними красивыми словами и попросить прощения.

Своими словами :

Прошу прощения за то, что позволил себе опоздать на важную встречу. Я сделал это не нарочно и мне действительно жаль, что так произошло. Обещаю исправиться и впредь не допускать такой оплошности.

Извините меня за то, что доставил вам неудобства своим опозданием. Я действительно прикладывал максимум усилий, чтобы прийти вовремя, но у меня ничего не получилось.

Буду вам очень признателен и благодарен, если вы простите меня за свое нечаянное опоздание. Я постараюсь улучшить свое впечатление о себе другими, более благородными поступками.

В стихах:

Я задержался. Вот оплошность!

Простите, честно не хотел!

Я обещаю, что не будет больше

Со мной каких-либо проблем!

Я опаздываю очень,

Вовремя мне не успеть!

Извините за оплошность,

Вас обидеть не хотел!

Извините, я сегодня

В нужный час не смог прийти.

Но, отныне буду вовремя

К вам на встречу приходить.

За задержку я прошу

От вас сильного прощения,

Обещаю, что смогу

Не подвергать себя сомнениям!

Простите, опоздал я, виноват.

Я не хотел, но так уж получилось!

Вы знайте, я готов помочь всегда,

Что бы не произошло и что бы не случилось!

Как попросить прощения красивыми словами?

Каким способом извиниться

В зависимости от ситуации для просьб о прощении используют разные носители информации.

Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.

1. Если требуется задать вопрос по заданию или требованиям, то извиниться нужно в самом начале обращения. Для такой цели подойдёт телефонный звонок или письмо на электронную почту.
2. Если недоразумение произошло при личном общении, можно извиниться через некоторое время, вновь встретившись лицом к лицу с человеком или отправив ему СМС-сообщение.
3. При задержке или невыполнении определённых требований стоит отправить деловое письмо.

Пишем письмо разгневанному клиенту

Представим, что у меня есть магазин офисной техники. Денис купил у меня принтер, который в итоге вышел из строя. Он разозлился и написал гневный пост у себя на странице. Мне нужно написать письмо-извинение.

Сначала поздороваюсь, а далее буду действовать по плану, который описал в начале этой статьи.

1. Признать ошибку

«Добрый день, Денис Александрович.

Недавно вы купили в нашем магазине лазерный цветной принтер модели _______. И через неделю обратились к нам с претензией о том, что он перестал работать.

Мы хотим загладить свою вину, чтобы вы остались нашим клиентом».

«Мы подозреваем, что вы выбирали принтер для работы, поскольку такую модель редко покупают для домашнего использования. Вероятно, из-за этого у вас возникли неудобства в выполнении рабочих задач».

3. Объяснить причины

«После вашего обращения мы проверили ещё несколько моделей этого принтера, которые хранятся на складе. Выяснилось, что похожая неисправность есть и в других устройствах. Это производственный брак».

«Мы сообщили об этом производителю официальным письмом. Он обещал заменить все неисправные модели. После этого мы связались с другими клиентами, которые покупали принтеры этой серии. Уточнили, нормально ли работают их принтеры. Выяснилось, что ещё два принтера время от времени дают сбой в работе.

Мы попросили их привезти принтеры в магазин и обменять на модели другой серии бесплатно».

5. Загладить вину

«Денис Александрович, очень жаль, что так произошло. Мы хотим загладить свою вину перед вами. Поэтому предлагаем обменять принтер на исправный или вернуть деньги, которые вы заплатили при покупке. А именно _______ гривен.

Как вам такой вариант? Если вас это не устраивает, готовы выслушать ваши варианты того, как мы можем загладить свою вину».

6. Призвать к действию

«Пожалуйста, напишите нам ответное письмо, в котором укажите, какой вариант вам подходит.

Если у вас жёсткий график и мало времени, я готов сам приехать к вам в офис в удобное время с новым принтером или деньгами, в зависимости от того, какой вариант вы выберите.

Или просто позвоните по номеру 3___________. Я ещё раз извинюсь за эту ситуацию, отвечу на ваши вопросы и мы договоримся о встрече.

Спасибо.

Руководитель __________ отдела

Юрий Гальмаков».

Давайте теперь соберём всё это в один документ в виде письма.

Вот такое письмо я бы написал клиенту, который остался недоволен работой моей организации.

Я почти уверен, что после такого письма Денис напишет другой пост в сетях, потому что компаний, которые действительно любят клиентов, не так много.

И если вы следите за активностью Дениса в соцсетях, то, вероятно, заметили, что иногда он рассказывает о хорошем сервисе отдельных компаний.

О. Фамилия Начальнику регионального представительства компании «БББ» И. С неизменным уважением, Главный инженер АОЗТ «ВВВ» И.

О. Фамилия Главный бухгалтер И.

О. Фамилия Главному инженеру акционерного общества закрытого типа «ВВВ» И. О. Фамилия Многоуважаемый господин… Согласно расчету, произведенному нами, пени составляют 3 000 000 х 0.1% = 3000 рублей х 20 дней = 60000 рублей. Прошу с учетом вышеизложенного оплатить в наш адрес в срок до года сумму в размере 150 000 60000 = 210 000 рублей в счет возмещения ответственности, которую вы на себя приняли в случае просрочки поставки.

Примеры писем-извинений

Ребята из агентства «ЛидМашина» извиняются за неработающие формы записи на курсы. Чтоб исправить ситуацию, набор на курсы продлили. Письмо-извинение обыграно забавной гифкой, а сама ситуация — текстом письма: мы налажали и теперь знаем, что сделать, чтобы этого не повторилось. И вас научим так не лажать!

Письмо с извинениями от агентства «ЛидМашина»

«Гринпис» кратко извиняется за неправильную ссылку в письме. В этом случае достаточно извинения и правильной ссылки, особенно если речь о некоммерческой активности:

Письмо с исправленной ссылкой на петицию от «Гринпис»

Команда онлайн-университета GeekBrains извиняется за неправильную дату в предыдущей рассылке. Милая и содержательная иллюстрация к письму, указаны правильные даты, а в качестве бонуса — скидка на все анонсированные профессии:

Письмо с исправленной датой от онлайн-университета GeekBrains

А вот пример не очень качественного письма с извинением. Торговая площадка TMall от AliExpress извиняется за неправильные цены в письме из-за непонятной «технической ошибки». Понятно, что площадка не может дать бонус сразу за всех продавцов, которые на ней работают, но подписчику все равно неприятно — он мог уже запланировать покупку по более привлекательной цене. В общем, больше похоже на отписку, а не извинение:

Письмо с исправленными ценами от TMall

А вот необычный пример хорошего письма-извинения, где много текста. извиняется за баг, из-за которого пароль аккаунта мог попасть в чужие руки. Никакого бонуса здесь не будет, ведь соцсеть бесплатная.

Располагает к себе человеческий тон письма:

• технические термины описаны доступным языком;
• рассказано, что могло произойти и что на самом деле произошло;
• есть советы, как на всякий случай обезопасить свой аккаунт;
• компания извиняется за произошедшее и благодарит за доверие.

Письмо с извинениями за баг в безопасности от

А вот как раз случай, когда ошибка влияет только на репутацию компании, но не доставляет подписчикам неудобства. AnywayAnyday извиняются за то, что копирайтер перепутал два Ростова: такая ошибка недопустима для компании из сферы туризма. Легкая доля самоиронии присутствует, есть забавный мем:

Письмо с извинием за перепутанные названия городов от AnywayAnyday

Письмо-извинение

Письмо с извинениями Apology Letter отправляется в ответ на письмо-жалобу Complaint Letter. Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации. I appreciated your advising me of this incident… Для меня очень важно ваше сообщение об этом инциденте. To compensate for the inconvenience caused … Для возмещения причиненных неудобств …. We are doing everything we can do to resolve the issue. I can assure you that this will not happen again. Могу Вас заверить, что этого впредь это не повторится.

Как попросить прощения за ошибку своими словами, в стихах, прозе, смс?

Безусловно, в начале письма нужно поздороваться и представиться. Далее признаём ошибку.

Для клиента это важно. Он должен увидеть, что вы действительно знаете о случившемся искренне и сожалеете об этом.

Ошибки совершают абсолютно все люди. Они могут быть большими и маленькими. Но, в любом случае, за неправильный и некрасивый поступок следует извиниться и попросить прощения. Сделать то можно во время живого или телефонного разговора, отправить почтой «извинительную» открытку или просто написать СМС.

Моя ошибка – есть мой минус,У вас прощения прошу.Я изменюсь, я с места сдвинусьИ стану лучше – я вам покажу!

Пусть эта СМС-ка с извинениемУлучшит настроение в миг, как волшебство.Я от души и сердца требую прощения,Нет для меня важнее ничего.

Важно то, чтоб вы меня простилиЗа любые неудобства и обиды.Я хочу, чтоб злость из сердца отпустили выИ нашли для извинения силы.

Я хочу, чтоб наша с вами дружба,Не была потеряна моментом.Вы простите – мне это очень нужно!Посчитайте это комплиментом!

Извинение можно попросить в сообщении и СМС

Писать письмо с извинениями – хорошая привычка воспитанного и образованного человека, который обладает рядом ценностей и моральных устоев. Начинать письмо следует не только с приветствия, но и с описанием того, насколько сильно вы сожалеете о совершенной ошибке или доставленном неудобстве.

После извинений не забудьте напомнить о том, как много значит для вас человек, как дорожите вы вашими отношениями и дружбой. Писать письмо следует красивым литературным текстом, каллиграфическим почерком (если это делается вручную).

Что стоит запомнить

Ошибки совершают все, но далеко не все умеют признавать вину и исправлять положение. Правильное извинение может спасти вашу репутацию, главное — сделать это искренне и вовремя, и при необходимости предложить бонус.

Извинение потребуется, когда ошибка или проблема компании нанесла вред ее репутации или причинила неудобства клиентам.

Что написать в извинительном письме:

• признать проблему и извиниться;
• рассказать, что делаете, чтобы исправить ситуацию;
• предложить компенсацию, которая покроет время или деньги, потерянные клиентом.

Важно написать извинение простым языком и человечным тоном, чтобы оно не было похоже на безликую отписку. Можно пошутить, если получилось придумать забавную и необидную шутку, и как-то обыграть ситуацию.

Извиняться — это не страшно. Это значит, что вам важна репутация компании и отношение ваших клиентов. Главное — успокойтесь, отнеситесь к ситуации с юмором и постарайтесь сделать так, чтобы клиенты полюбили вас еще сильнее, а проблема больше не повторялась. Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы рассылка с извинениями выглядела круто и дошла адресатам. Мы всегда на вашей стороне!

Как попросить прощения у начальника

Извинение не должно быть долгим, особенно если начальник в гневе.

Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.

Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.

5. Загладить вину

Вероятно, это один из самых важных шагов. Вам нужно загладить свою вину так, чтобы клиент вернулся или как минимум перестал злиться.

Вы можете предложить скидку, подарок, бонус или что-то ещё ценное для клиента.

Причём клиент должен почувствовать, что вы это делаете не для того, чтобы он просто отвязался со своим негативом, а потому что любите клиентов и готовы сделать всё возможное, чтобы они тоже любили вашу компанию и не испытывали негативных эмоций.

Как Денис Каплунов принтер покупал

Долго думал, какую ситуацию выбрать, чтобы написать извинение, и вспомнил, как два года назад Денис Каплунов купил в офис отличный принтер в магазине Эльдорадо.

Принтер нужен был, чтобы распечатывать рекламные материалы, которые мы готовим для клиентов. Мы хотели видеть свою работу не на экране монитора, а на бумаге, как его видят получатели.

Например, мы могли подержать в руках распечатанное коммерческое предложение и прочесть его, как это делают клиенты. На бумаге всё смотрится иначе. Мы сразу видим, что нужно поправить, убрать или изменить.

Ну, так вот. Утром довольный Денис приехал в офис с большой коробкой под мышкой. В ней был дорогой принтер. Подключить мы его сами не смогли. Поэтому вызвали спеца из того же магазина. Он справился за три часа, и мы начали печатать коммерческие предложения.

Всё было отлично до тех пор, пока через два дня принтер не перестал работать. Он просто издавал непонятные звуки, иногда жевал бумагу, но результата не было.

Обратились в Эльдорадо. Починили. Через две недели принтер снова отказался печатать.

Опять обратились в Эльдорадо. Ну, как обратились. Денис поехал туда и через час привёз человека из магазина, который должен был разобраться в ситуации.

Мастер занял рабочее место одного из дизайнеров и в течение часа ковырялся в принтере, делая умный вид.

Через час он встал и сказал, что есть какие-то проблемы с иглой. Забрал принтер на проверку в магазин. По результату пообещал сообщить.

Уехал.

По результату было ноль информации. Спустя две недели Денис снова поехал в магазин.

Заключение

Если накосячили, извинитесь. Если клиент — мудак, сами решайте, что с ним делать. Но не пускайте всё на самотёк. Действуйте.

1. Признайте ошибку
2. Объясните причины
3. Расскажите о последствиях
4. Сообщите о предпринятых мерах
5. Загладьте вину
6. Призовите действию.

Извиняться умеет тот, кто любит клиентов. Любви вам.

P.S. Поделитесь этой статьёй у себя на страницах в соцсетях. Пусть клиенты видят, что вы их любите и умеете извиняться.

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...